Fiskalny żandarm czy cyfrowy asystent? Mały biznes pełen obaw przed KSeF
Rewolucja w polskim fakturowaniu, jaką niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur (KSeF), staje się jednym z największych wyzwań operacyjnych dla sektora mikro i małych przedsiębiorstw w ostatnich dekadach. Choć rządowa narracja kładzie nacisk na modernizację i automatyzację, głos płynący bezpośrednio z rynku jest znacznie bardziej sceptyczny.
Najnowsze dane płynące z badania przeprowadzonego przez IFIRMA w grudniu 2025 roku nie pozostawiają złudzeń: przedsiębiorcy postrzegają KSeF przede wszystkim jako narzędzie restrykcyjnej kontroli, a nie ułatwienie w prowadzeniu biznesu. Aż 53 proc. badanych wprost wskazuje, że to administracja publiczna, a nie firmy, będzie głównym beneficjentem nadchodzących zmian.
“Najbardziej uderzający wniosek jest bardzo prosty: w oczach właścicieli firm to nie oni będą głównym beneficjentem KSeF” – czytamy w raporcie. Jedynie 16 proc. respondentów wierzy, że korzyści z cyfryzacji obiegu dokumentów realnie odczują przedsiębiorcy.
Najczęściej wskazywanym celem systemu było ograniczenie nadużyć w VAT (31 proc.), a dopiero w dalszej kolejności cyfryzacja i ujednolicenie rozliczeń (26 proc.) oraz zwiększenie przejrzystości danych (18 proc.). Dla biznesu oznacza to, że funkcja uszczelniania systemu podatkowego całkowicie przykryła obietnice o uproszczeniu codziennej pracy.
Wielki start KSeF. Jak przetrwać ostatnią prostą i przygotować się na e-rewolucję?
Strach przed paraliżem operacyjnym
Proces fakturowania jest krwiobiegiem każdej firmy. Każdy przestój w tym obszarze oznacza natychmiastowe zagrożenie dla płynności finansowej. To właśnie obawa przed technicznym paraliżem budzi najwięcej emocji wśród właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych oraz firm zatrudniających do 10 pracowników.
Co czwarty respondent boi się pomyłek w nowych procedurach oraz ich dotkliwych konsekwencji, a 22 proc. wyraża poważne wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa danych wrażliwych przesyłanych do centralnego systemu.
Joanna Łuksza, Kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL, zauważa, że przedsiębiorcy dostrzegają potencjalne oszczędności czasu w przyszłości, jednak są one traktowane jako korzyści niepewne i odległe.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy nie dostrzegają potencjalnych plusów systemu. W badaniu wyrażali opinie, że centralny dostęp do faktur faktycznie w dłuższej perspektywie może przyczynić się do oszczędności czasu i ograniczenia kosztów operacyjnych, chociażby poprzez łatwiejszą współpracę z księgową czy rezygnację z części papierowej dokumentacji.
“Problem w tym, że te korzyści są postrzegane jako odległe i warunkowe, podczas gdy koszty wdrożenia i czynniki związanego z nim ryzyka są bardzo konkretne tu i teraz” – komentuje ekspertka.
KSeF jako największe obciążenie regulacyjne
Skalę niepokoju najlepiej obrazuje zestawienie KSeF z innymi zmianami w prawie. Przygotowania do nowego systemu fakturowania zostały uznane za najbardziej wymagającą modyfikację przepisów ostatnich lat.
Aż 45 proc. ankietowanych oceniło je jako większe obciążenie niż podwyżki składek ZUS (33 proc.) czy rewolucję w naliczaniu składki zdrowotnej (38 proc.). To jasny sygnał, że KSeF ingeruje w sam rdzeń działalności gospodarczej.
“Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duża zmiana, która naturalnie budzi pytania i ostrożność. Wymaga dostosowania do nowych wytycznych, zmiany nawyków i pracy wdrożeniowej, dlatego obawy są zrozumiałe – zwłaszcza że w grę wchodzi odpowiedzialność finansowa i potencjalne sankcje, które (mimo odroczenia) pozostają w świadomości małych przedsiębiorców” – podkreśla Joanna Łuksza.
Kluczowa jest tu ścisła współpraca przedsiębiorcy i księgowego – wspólne ustalenie zasad, procesów i odpowiedzialności pozwoli przejść przez wdrożenie płynnie i bezpiecznie – dodaje.
Gorący spór o KSeF. Posłowie ostrzegają przed katastrofą!
Cyfryzacja z papierem w tle
Mimo że system z założenia ma być w pełni cyfrowy, polscy przedsiębiorcy nie zamierzają rezygnować z tradycyjnych form dokumentacji. Wyniki badania pokazują głęboko zakorzeniony brak zaufania do trwałości i niezawodności systemów informatycznych.
Aż 73 proc. badanych deklaruje, że po obowiązkowym wejściu KSeF nadal będzie drukować faktury, przynajmniej sporadycznie. Tylko 18 proc. ankietowanych jest gotowych na całkowite porzucenie papieru.
“Dla jednych jest to kwestia przyzwyczajeń klientów, dla innych – potrzeba posiadania namacalnego dokumentu jako elementu kontroli i poczucia bezpieczeństwa w okresie przejściowym” – tłumaczy Joanna Łuksza.
Informacyjny chaos i wyścig z czasem
Kolejnym czynnikiem potęgującym stres jest jakość komunikacji ze strony administracji skarbowej. Choć Ministerstwo Finansów organizuje cykliczne webinary, eksperci oceniają ich wartość merytoryczną jako niewystarczającą dla praktyków biznesu.
“Raz przełożyli, to pewnie jeszcze raz przełożą”? Sprawdzamy gotowość na KSeF!
Jakub Muszyński, księgowy z IFIRMY, wskazuje na ogromną presję czasu, pod jaką działają firmy dostosowujące swoje systemy. Choć zapowiedzi o braku kar w 2026 roku mogły nieco uspokoić nastroje, przedsiębiorcy wciąż czują się pozostawieni sami sobie z technologicznymi wyzwaniami.
Joanna Łuksza zwraca uwagę, że bardziej konkretną wiedzę można zdobyć podczas bezpośrednich spotkań z urzędnikami lub korzystając z infolinii KAS, jednak systemowa kampania informacyjna budzi niedosyt.
“Wprawdzie jest cykl spotkań internetowych »środy z KSeF«, ale w praktyce niewiele konkretnych rzeczy można się stamtąd dowiedzieć. Znacznie więcej informacji podają urzędnicy skarbowi na bezpośrednich spotkaniach. Warto też korzystać z infolinii KAS” – sugeruje ekspertka.
Nowe zagrożenia: faktury scamowe i wyłudzenia
Wprowadzenie centralnego systemu rodzi również obawy o nowe formy przestępczości gospodarczej. Przedsiębiorcy obawiają się tzw. faktur scamowych – fałszywych dokumentów wprowadzanych do systemu przez oszustów w celu wyłudzenia płatności. Wykrycie takiego procederu w gąszczu cyfrowych danych może być trudniejsze niż w przypadku tradycyjnej poczty.
“Zazwyczaj może to być dokument od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował lub faktura za transakcję, która nigdy nie miała miejsca” – ostrzega Joanna Łuksza.
Eksperci podkreślają, że ochrona przed wyłudzeniami będzie wymagała od firm wdrożenia dodatkowych procedur weryfikacyjnych i czujności, której nie zastąpi żadna automatyzacja.
Bezpieczeństwo KSeF budzi wątpliwości? Sprawdź, czego obawiają się Polacy!
Mimo powszechnego poparcia dla odroczenia terminu wdrożenia (chce tego 58 proc. badanych), harmonogram prac pozostaje napięty. Od lutego 2026 roku obowiązek obejmie największe podmioty, co oznacza, że nawet małe firmy współpracujące z gigantami będą musiały opanować zasady odbioru e-faktur.
Sukces tej reformy zależy więc nie tylko od stabilności serwerów Ministerstwa Finansów, ale przede wszystkim od tego, czy państwu uda się przekonać mały biznes, że KSeF to coś więcej niż cyfrowy bat na podatnika.
