KSeF za mniej niż sto dni! Dlaczego firmy powinny się przygotować już dziś?
Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami i – choć sama koncepcja nie jest nowa – dopiero teraz wyłania się pełny obraz tego, jak system będzie funkcjonował w praktyce.
Ministerstwo Finansów udostępniło kolejne materiały techniczne i podręczniki, a wraz z nimi pojawiły się rozwiązania, które dla wielu przedsiębiorstw okażą się zaskakujące: dokumenty typu “potwierdzenie transakcji”, techniczne faktury korygujące, mechanizmy zgłaszania podejrzanych (tzw. scamowych) faktur oraz nowe obowiązki w JPK_V7M z terminem obowiązywania już od początku 2026 r.
To nie jest jedynie kwestia aktualizacji oprogramowania, to realna zmiana procesów biznesowych, kontroli ryzyka i zarządzania tożsamością w organizacji.
W praktyce wejście KSeF oznacza, że wystawianie i odbieranie faktur przestaje być lokalnym zadaniem działów księgowych i staje się częścią krajowej infrastruktury. Dla firm oznacza to konieczność synchronizacji procedur, zbadania limitów technicznych platform fakturowych oraz przemyślenia, jak podatkowo i procesowo obsługiwać nowe typy dokumentów.
Wprowadzenie systemu bez wcześniejszego, gruntownego przygotowania może prowadzić do przestojów w płatnościach, błędnego księgowania i ryzyka sankcji administracyjnych.
Ile zapłacą firmy za KSeF? To dopiero początek wydatków? Sprawdź!
Potwierdzenia transakcji?
Jedną z najbardziej widocznych nowości jest możliwość wydawania tzw. potwierdzeń transakcji. Resort widzi w nich praktyczne rozwiązanie: klient ma otrzymać dowód, że zakup faktycznie nastąpił – druk na stacji benzynowej lub e-mail z linkiem do faktury w KSeF – nawet zanim faktura otrzyma nadany przez system numer KSeF.
Dokument ma zawierać podstawowe dane stron, kwotę oraz kody QR umożliwiające szybki dostęp do faktury i weryfikację wystawcy.
Niemniej potwierdzenia transakcji funkcjonują wyłącznie na podstawie wytycznych systemowych, nie na gruncie ustawy o VAT czy rozporządzeń wykonawczych. To rodzi pytania o ich dowodową wartość, miejsce w archiwach oraz ryzyko interpretacyjne, w szczególności, gdy potwierdzenie zawiera uproszczone dane, a faktura zostanie później odrzucona przez KSeF lub zaewidencjonowana w inny sposób.
Rewolucja w fakturowaniu. Prezydent podpisał ustawę o KSeF. Co to oznacza?
Firmy muszą zatem rozważyć, czy wdrożyć potwierdzenia i w jakim kształcie, bo korzyść operacyjna (szybkie potwierdzenie sprzedaży klientowi) idzie tutaj w parze z koniecznością ostrożnego zaprojektowania ścieżki łączenia tego dokumentu z ostateczną fakturą w systemie.
Limity techniczne KSeF
Realia techniczne ujawniły istotne niejasności. Z jednej strony podręcznik KSeF odnosi się do możliwości przesyłania nawet milionów dokumentów w jednej sesji wsadowej, z drugiej dokumentacja API wskazuje dużo mniejsze ograniczenia.
Przykładowo 10 tysięcy dokumentów na sesję oraz limity w trybie interaktywnym rzędu kilkuset faktur na dobę. Takie rozbieżności mają poważne konsekwencje dla przedsiębiorstw masowo generujących dokumenty: platform e-commerce, operatorów płatności czy sieci handlowych.
Dla działów finansów i IT oznacza to konieczność testowania realnych scenariuszy obciążeniowych w środowisku testowym KSeF. Firmy powinny zrewidować swoje procesy wysyłki faktur – czy opierają się na natychmiastowej transmisji pojedynczych dokumentów, czy na wsadowym przesyłaniu plików – i zaplanować okna przesyłowe, buforowanie czy mechanizmy kolejkujące.
W oczekiwaniu na e-faktury. Coraz więcej firm gotowych? Sprawdź!
Brak takiej rewizji może doprowadzić do sytuacji, w której system odmówi przyjęcia faktur w kluczowym momencie rozliczeniowym, co z kolei odbije się na płynności i relacjach z kontrahentami.
Administracja zyskuje nowe narzędzia
W KSeF pojawiła się instytucja technicznej faktury korygującej: jeśli faktura zostanie odrzucona z powodów technicznych po jej przesłaniu do KSeF, sprzedawca ma wystawić korektę techniczną. Rozwiązanie ma usunąć błędy formalne, ale u praktyków budzi zdziwienie, ponieważ tworzy dodatkowy obieg dokumentów oraz wymaga od księgowości śledzenia statusów przyjęcia każdej faktury przez system.
Równolegle Ministerstwo wprowadza możliwość zgłaszania faktur, wobec których istnieje podejrzenie oszustwa, do specjalnej ścieżki oceny. Dla nabywców to istotne ułatwienie ochrony przed wyłudzeniami, ale też obowiązek wdrożenia procesów weryfikacji: sprawdzania kontrahentów na białej liście, analizowania terminów płatności oraz jakości otrzymanej faktury.
W praktyce oznacza to, że dział zakupów staje się pierwszą linią obrony przed scamem i ponosi odpowiedzialność za to, by nie zrealizować płatności do podmiotu nieistniejącego lub nieuprawnionego.
Dojrzałość cyfrowa polskich firm. MŚP “raczkuje” w świecie nowych technologii!
Certyfikaty KSeF i MCU
Istotnym elementem bezpieczeństwa KSeF jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), uruchamiany przed startem systemu. Certyfikaty KSeF będą dwukierunkowe: jedne służą do uwierzytelniania użytkowników, inne do emisji faktur w trybach offline.
Dla przedsiębiorstw najbezpieczniejszą opcją okazuje się uwierzytelnienie pieczęcią kwalifikowaną na NIP firmy, bo pozwala to emitować certyfikaty powiązane z firmą, a nie z osobą fizyczną.
Podmioty muszą przygotować wewnętrzną politykę zarządzania certyfikatami: procedury wydawania i odbierania uprawnień, monitorowania dat ważności oraz mechanizmy szybkiego unieważniania w przypadku ryzyka wycieku. To nowe obszary odpowiedzialności, które dotąd leżały poza typowym zakresem działów finansowych, a które teraz wymagają współpracy z działami IT i compliance.
Jak to się skończy?
KSeF ma potencjał uporządkować rynek fakturowania i ograniczyć nadużycia VAT, ale transformacja wymaga czasu i wysiłku. Podstawowym wyzwaniem dla firm nie jest sama technologia, lecz adaptacja procesów: integracja ERP z KSeF, przygotowanie na limity transmisji, wprowadzenie procedur weryfikacji przychodzących faktur i zarządzanie certyfikatami. Firmy, które podejdą do zmian wyłącznie jako do “kolejnego projektu IT”, narażają się na operacyjne perturbacje i kary administracyjne.
Fiskus się “zbroi”. Komu grozi kontrola? Poznaj szczegóły!
Dla przedsiębiorstw najlepszą strategią w tym momencie jest intensywne testowanie integracji w środowiskach udostępnionych przez MF, przegląd procedur zakupowych i rozliczeniowych oraz jasne przypisanie odpowiedzialności wewnątrz organizacji.
KSeF nie zniknie, zmieni sposób, w jaki wystawiamy, odbieramy i weryfikujemy faktury. Im szybciej firmy przekształcą swoje procesy, tym mniejsze koszty adaptacji i mniejsze ryzyko przestojów operacyjnych.
