Podatkowe pułapki świątecznych prezentów. Jak rozliczyć upominki?
Świąteczne obdarowywanie kontrahentów to stały element budowania relacji biznesowych. Przedsiębiorcy, kierując się dobrą wolą, często zapominają jednak o rygorystycznych limitach i definicjach prawnych.
Doradca podatkowy Monika Piątkowska ostrzega, że aby uniknąć problemów ze skarbówką, kluczowe jest rozróżnienie celów wydatku – czy to jest reklama, czy reprezentacja – oraz ścisłe pilnowanie progów w PIT i VAT.
Kwestia 200 złotych?
W kontekście podatku dochodowego najważniejsza jest wartość prezentu w relacji do statusu obdarowanej osoby. Monika Piątkowska z fillup.pl i e-pity.pl przestrzega, że fiskus nie jest Mikołajem i od wartości pewnych prezentów należy doliczyć stosowny podatek.
Dla kontrahentów (o ile nie łączy ich z firmą stosunek pracy ani umowa cywilnoprawna) obowiązuje wyraźny próg. Prezent o wartości do 200 zł może być przekazany bez konieczności opłacenia podatku dochodowego przez obdarowanego. Jeżeli jednak wartość podarunku ten limit przekracza, kontrahent ma obowiązek doliczyć tę wartość do swojego przychodu i uiścić stosowny PIT.
Warto pamiętać, że zasada ta nie dotyczy pracowników. W ich przypadku cała wartość upominku, co do zasady, stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu (wyjątkiem są świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w ramach limitów).
HoReCa celebruje święta i Nowy Rok. Najlepszy wynik od 4 lat? Zobacz!
Obowiązek ewidencji i dwa limity
Dodatkowe komplikacje podatkowe pojawiają się przy podatku od towarów i usług (VAT), gdzie limity kwotowe są niższe i niezależne od limitu PIT. Jak wyjaśnia ekspertka, zwolnienie z VAT obejmuje dwie kategorie prezentów:
- upominki, których suma wartości dla jednej osoby w ciągu roku nie przekracza 100 zł netto wymaga to prowadzenia specjalnej ewidencji umożliwiającej identyfikację obdarowanego,
- prezenty o jednostkowej wartości do 20 zł netto, dla których ewidencja obdarowanych nie jest wymagana.
Monika Piątkowska podkreśla, że niespełnienie tych warunków oznacza konieczność doliczenia podatku należnego do wartości rozdanych upominków.
Ewolucja w polskim handlu? Małe galerie na fali. Sprawdź!
Decyduje cel?
Kluczową kwestią z punktu widzenia przedsiębiorcy jest możliwość zaliczenia wydatku na prezent do kosztów uzyskania przychodu (KUP). Wątpliwości wynikają z nieprecyzyjnej definicji “kosztów reprezentacji”, które zgodnie z ustawą nie stanowią KUP.
“W ustawie nie określono jednoznacznie, co należy rozumieć pod pojęciem reprezentacji. Przyjmuje się jednak, że są to wydatki ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku firmy” – tłumaczy Piątkowska.
Organy podatkowe konsekwentnie rozróżniają:
- reprezentacja – wydatki wystawne, mające na celu zaimponowanie, lub kreowanie wizerunku firmy na tle konkurencji, takie jak drogie, indywidualnie dedykowane upominki – te nie stanowią KUP.
- reklama – wydatki mające na celu promocję firmy i zwiększenie sprzedaży.
Aby prezent mógł zostać zaliczony do kosztów, musi mieć charakter reklamowy. W tym celu powinien być: niewielkiej wartości i opatrzony logo firmy lub innymi elementami identyfikacji wizualnej.
“Prezenty o niewielkiej wartości opatrzone logo firmy nie będą miały charakteru reprezentacyjnego i mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu” – dodaje ekspertka.
W praktyce oznacza to, że standardowe gadżety reklamowe (np. kalendarze, długopisy) z logo są akceptowane jako KUP, natomiast kosztowne, luksusowe podarunki, nawet opatrzone firmowym znakiem, mogą być zakwestionowane jako wydatki reprezentacyjne.
