W oczekiwaniu na e-faktury. Coraz więcej firm gotowych?

Oznacza to, że ponad siedem na dziesięć firm w Polsce podjęło już realne działania, by od przyszłego roku wystawiać e-faktury zgodnie z nowymi zasadami.

Obraz nie jest jednak w pełni optymistyczny. Wciąż 13 proc. przedsiębiorstw dopiero zaczęło przygotowania, a 10 proc. nie zrobiło w tej sprawie absolutnie nic. Czasu jest coraz mniej, a KSeF znalazł się na liście 58 priorytetów rządu do końca kadencji. Jak podkreśla Maciej Berek, minister ds. nadzoru nad wdrażaniem polityki rządu, nie ma co liczyć na kolejne przesunięcie terminu. Oznacza to, że firmy, które dziś odkładają decyzje, mogą wkrótce znaleźć się pod dużą presją.

Rewolucja w fakturowaniu. Prezydent podpisał ustawę o KSeF. Poznaj szczegóły!

Nowy system i jego znaczenie dla gospodarki

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w polskich finansach publicznych ostatnich lat. Od 2026 r. co do zasady wszystkie faktury sprzedażowe między przedsiębiorcami będą musiały być wystawiane i przesyłane przez centralny system Ministerstwa Finansów. Celem reformy jest uszczelnienie VAT, zwiększenie przejrzystości rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Rząd liczy, że dzięki KSeF uda się ograniczyć szarą strefę i poprawić ściągalność podatków, a dodatkowe wpływy do budżetu w ciągu dekady mogą sięgnąć 10 mld zł.

Jednocześnie ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych. Faktury wystawiane konsumentom nadal będą mogły funkcjonować poza systemem, podobnie jak dokumenty uproszczone czy proformy. Takie rozwiązanie ma ułatwić podatnikom adaptację i zapobiec sytuacji, w której przedsiębiorcy musieliby dostosowywać KSeF do specyficznych dokumentów, które nie pasują do schematu e-faktury.

KSeF: cyfrowa rewolucja w podatkach. Szansa na porządek czy ryzyko chaosu?

Kompromis między ambicją a praktyką?

W sierpniu 2025 r. uchwalono nowelizację potocznie nazywaną KSeF 2.0, która ma złagodzić proces wdrożenia. Wprowadzono m.in. brak kar za błędy do końca 2026 r., możliwość wystawiania faktur offline z przesłaniem ich następnego dnia oraz utrzymanie fakturowania na kasach fiskalnych do końca przyszłego roku. To sygnał, że rząd chce dać przedsiębiorcom czas na spokojne przejście do nowego modelu, nie rezygnując jednak z terminu obowiązkowego uruchomienia systemu.

Dzięki zmianom KSeF staje się projektem bardziej realistycznym. Firmy zyskają możliwość stopniowego testowania systemu, sprawdzania stabilności narzędzi i dostosowywania procesów księgowych. Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni to dodatkowa zachęta, która ma pokazać, że cyfryzacja przyniesie także wymierne korzyści finansowe.

Szanse i zagrożenia dla przedsiębiorców

Z perspektywy państwa KSeF oznacza centralizację danych i narzędzie do szybkiej analizy ryzyka podatkowego. Dla przedsiębiorców obietnica to łatwiejsze rozliczenia i prostsza archiwizacja dokumentów. Jednak wiele firm – zwłaszcza mikro i małych – obawia się nowych kosztów. Konieczność wdrożenia oprogramowania, dostosowania systemów finansowo-księgowych i zapewnienia stałego dostępu do internetu może okazać się poważnym obciążeniem, szczególnie dla jednoosobowych działalności gospodarczych działających poza dużymi miastami.

Doradcy podatkowi podkreślają, że duże firmy poradzą sobie z tym wyzwaniem, bo mają własne działy prawne i informatyczne. Problemem mogą być najmniejsi, którzy stanowią większość polskiego rynku. Jeśli zabraknie wsparcia i darmowych narzędzi, reforma zamiast ułatwienia stanie się kolejnym biurokratycznym ciężarem.

Mikroprzedsiębiorcy na pierwszej linii

Najwięcej kontrowersji budzi sytuacja mikroprzedsiębiorców. Wprowadzony próg sprzedaży na poziomie 10 tys. zł miesięcznie, który odsuwa obowiązek korzystania z KSeF do 2027 r., zdaniem organizacji przedsiębiorców jest zbyt niski. Małe firmy apelują o jego podniesienie do 24 tys. zł lub przesunięcie pełnego obowiązku nawet na rok 2028. Argumentują, że nie mają ani zaplecza IT, ani zasobów finansowych, by sprostać wymaganiom systemu w tak krótkim czasie.

Ministerstwo Finansów nie pozostawia jednak złudzeń – utrzymuje, że KSeF jest kluczowym elementem cyfryzacji gospodarki i że tylko konsekwencja w realizacji reformy pozwoli osiągnąć zakładane efekty. Z drugiej strony resort obiecuje, że zapewni darmowe narzędzia, szkolenia i pomoc techniczną, aby wesprzeć najmniejszych w procesie adaptacji.

Odgrzewane kotlety czy realny plan? Oto “nowe” priorytety rządu. Poznaj szczegóły!

Sprawdzian dla administracji i biznesu

KSeF to nie tylko projekt dla przedsiębiorców, ale także test dla administracji publicznej. Od stabilności systemu, jakości obsługi i tempa reakcji na zgłaszane problemy zależy, czy reforma zostanie odebrana jako krok w stronę nowoczesności, czy jako kolejne biurokratyczne obciążenie. W latach 2026-2027 okaże się, czy cyfrowa rewolucja w fakturowaniu uprości życie biznesu, czy też pogłębi jego frustracje.

Jeżeli wdrożenie okaże się sprawne, Polska dołączy do grona krajów, które skutecznie scentralizowały obieg faktur i znacząco zmniejszyły lukę VAT. Jeśli jednak zabraknie stabilności i wsparcia, najmniejsi przedsiębiorcy mogą uznać KSeF nie za narzędzie ułatwiające prowadzenie działalności, lecz za kolejny kosztowny obowiązek.

źródło: Puls Biznesu, 26. piętro, Infor