Wielki start KSeF. Jak przetrwać ostatnią prostą i przygotować się na e-rewolucję?
Już 1 lutego 2026 roku polski obrót gospodarczy przejdzie historyczną transformację. Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji 2.0 stanie się rzeczywistością, na stałe zmieniając sposób, w jaki wystawiamy i odbieramy dokumenty księgowe.
Źródło: Freepik, gov.pl
Choć Ministerstwo Finansów zapewnia o pełnej gotowości technicznej, ostatnie dni przed wdrożeniem przypominają operację na otwartym sercu – z wyłączeniem dotychczasowych systemów i gorączkowym testowaniem nowych narzędzi.
Dla tysięcy polskich przedsiębiorców to moment krytyczny. Z jednej strony mamy ambitne plany cyfryzacji fiskusa, z drugiej – statystyki, które pokazują, że spora część biznesu wciąż nie jest gotowa na nadchodzące zmiany.
Ostatnia prosta z przeszkodami
Zgodnie z harmonogramem, od 26 do 31 stycznia 2026 roku trwa zaplanowana przerwa techniczna. Ministerstwo Finansów wyłączyło KSeF 1.0 oraz Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Decyzja ta wzbudziła niepokój wśród doradców podatkowych, gdyż zablokowała możliwość nadawania uprawnień i generowania tokenów w dotychczasowy sposób.
“To tworzy praktyczną lukę techniczną. Firmy, które odkładały prace na ostatnią chwilę, mogą mieć realne trudności z uporządkowaniem struktury uprawnień tuż przed wejściem w życie obowiązkowego systemu” – ostrzega Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu.
Ministerstwo Finansów uspokaja jednak, że przerwa jest konieczna, by “dokończyć proces wdrażania docelowej wersji systemu”.
Co istotne, resort wyszedł naprzeciw biznesowi: już jutro, 28 stycznia o godzinie 8:00 rano, udostępnione zostanie API KSeF 2.0 na środowisku produkcyjnym. Pozwoli to firmom na zweryfikowanie m.in. uwierzytelniania użytkowników oraz generowania certyfikatów jeszcze przed oficjalnym startem.
System KSeF 2.0 wchodzi w życie etapami, ale uwaga: obowiązek odbierania faktur dotyczy wszystkich od pierwszego dnia.
1 lutego 2026 – obowiązkowe wystawianie e-faktur dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (MŚP).
kwiecień – grudzień 2026 – okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców (sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie – brak obowiązku wystawiania, ale konieczność odbioru).
Warto podkreślić, że od 1 lutego każda firma, niezależnie od wielkości, musi być gotowa na odbiór faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Moment nadania numeru przez KSeF będzie odtąd uznawany za datę skutecznego doręczenia dokumentu.
Poradnik przedsiębiorcy: jak przygotować się w 5 krokach?
Dla tych, którzy wciąż czują niepewność, przygotowaliśmy zestawienie kluczowych działań, które należy podjąć natychmiast.
1. Przetestuj darmowe narzędzia KAS
Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika. Można się do niej zalogować za pomocą NIP i Profilu Zaufanego. To najprostsza droga dla mikrofirm, by zobaczyć, jak wygląda proces wystawiania faktury w nowym systemie.
2. Wykorzystaj pomoc urzędników
Ministerstwo Finansów mobilizuje kadry. Do końca tego tygodnia (do 30 stycznia) urzędy skarbowe pracują w wydłużonych godzinach – nawet do 20:00. Dodatkowo w najbliższą sobotę organizowany jest dzień otwarty.
“Nasi pracownicy służą pomocą we wszystkich pytaniach, od aplikacji po tematy merytoryczne. Chcemy pokazać, że to wcale nie jest trudne i skomplikowane” – zapewnia Krzysztof Rogowski z KAS.
3. Zaktualizuj oprogramowanie księgowe
Jeśli korzystasz z zewnętrznych systemów ERP lub programów do fakturowania, upewnij się, że są one zintegrowane z nowym API 2.0. Od 1 lutego stare integracje (z wersji 1.0) przestaną działać.
4. Nadaj uprawnienia księgowym
Pamiętaj, że możesz nadać dostęp do swoich faktur biuru rachunkowemu bezpośrednio w systemie. Jeśli nie zdążysz zrobić tego elektronicznie w oknie testowym, nadal możesz złożyć tradycyjny formularz ZAW-FA w swoim urzędzie skarbowym.
5. Nie panikuj – kar na razie nie będzie
Dobra wiadomość jest taka, że ustawodawca przewidział okres ochronny. Do końca 2026 roku urzędy nie będą nakładać kar pieniężnych za błędy w korzystaniu z systemu. Rok ten ma służyć nauce i dostosowaniu procesów wewnętrznych w firmach.
Mimo szerokiej akcji informacyjnej (“Środy z KSeF”, letnie kampanie), przygotowanie firm pozostawia wiele do życzenia.
Z badań inFaktu wynika, że zaledwie 13 proc. mikro i małych firm wdrożyło już pełną integrację. Co gorsza, aż 18 proc. podmiotów w styczniu deklarowało, że w ogóle nie planuje rozpoczęcia wdrożenia.
Dla wielu przedsiębiorców KSeF to wciąż “czarna magia”. Niewiedza dotyczy zwłaszcza terminów obowiązkowego odbioru faktur, co przy luki technicznej w MCU może doprowadzić do paraliżu rozliczeń w pierwszych tygodniach lutego.
Mimo początkowych trudności, KAS podkreśla korzyści płynące z automatyzacji. Krzysztof Rogowski porównuje to do elektronicznych rozliczeń PIT, z których korzysta już 95 proc. Polaków.
transparentność – wszystkie faktury w jednym – i jak wskazuje Ministerstwo Finansów – bezpiecznym miejscu,
szybkość – natychmiastowe doręczenie dokumentu do kontrahenta,
automatyzacja – łatwiejsze rozliczanie podatków i brak konieczności przechowywania papierowych segregatorów przez lata.
Podsumowanie dla spóźnialskich
Jeśli jeszcze nie zacząłeś przygotowań, jutrzejszy dzień (28 stycznia) jest kluczowy. Udostępnienie API 2.0 to ostatnia szansa na “bezpieczne” sprawdzenie, czy Twój system dogaduje się z serwerami Ministerstwa Finansów. Pamiętaj, że 1 lutego stary KSeF 1.0 znika na zawsze.
Najważniejsze zasoby:
strona oficjalna: www.ksef.podatki.gov.pl
wsparcie: Infolinia KIS oraz wydłużone dyżury w Urzędach Skarbowych (do godz. 20:00).
narzędzia: API 2.0 dostępne na platformie GitHub (dla programistów).
