Ile zapłacą firmy za KSeF? To dopiero początek wydatków?
Krajowy System e-Faktur (KSeF), którego obowiązkowe wdrożenie rozpocznie się od 1 lutego 2026 r., ma uprościć fakturowanie, przyspieszyć zwroty VAT i – zdaniem Ministerstwa Finansów – uszczelnić system podatkowy. Dla administracji to projekt o podwójnym efekcie fiskalnym: cyfryzacja + lepszy nadzór. Dla przedsiębiorstw, to jednak realny koszt i logistyczny test gotowości.
System państwowy i podstawowe narzędzia (Aplikacja Podatnika KSeF, E-mikrofirma) będą dostępne bez opłat. Jednak eksperci wskazują, że darmowy dostęp to dopiero początek wydatków firm – rachunek składa się z modernizacji oprogramowania, integracji, testów, szkoleń i ewentualnej wymiany systemów ERP.
Tomasz Mamys z firmy Symfonia zwraca uwagę, że skala kosztu zależy od dotychczasowego poziomu cyfryzacji: “Dla części jednoosobowych działalności migracja może być niemal bezkosztowa. Dla firm z rozbudowanymi systemami ERP koszt integracji może sięgnąć kilku, nawet kilkunastu tysięcy złotych”. To różnicowanie będzie widoczne w bilansach małych i dużych podmiotów.
Rewolucja w fakturowaniu. Prezydent podpisał ustawę o KSeF
Ile to może kosztować?
Przegląd rynkowych szacunków daje szerokie widełki:
• Mikroprzedsiębiorca (najtańszy wariant): 0–500 zł jednorazowo (szkolenie, czas pracy), rocznie – symboliczne koszty.
• Mała firma (aktualizacja oprogramowania): kilkaset-2 000 zł rocznie plus ewentualne szkolenia (0-2 000 zł).
• Średnie przedsiębiorstwo (integracja, testy): jednorazowo kilka-kilkanaście tysięcy zł; roczne koszty wsparcia i abonamentów.
• Duże firmy (wymiana ERP / zaawansowana integracja): koszty wdrożenia mogą przekroczyć kilkadziesiąt tysięcy zł; dodatkowe koszty operacyjne i testowe.
Do tych wydatków dochodzą potencjalne wzrosty opłat za prowadzenie księgowości (eksperci mówią o 50-150 zł miesięcznie na klienta w zależności od skali), jeśli biura rachunkowe doliczą koszty obsługi nowego kanału.
KSeF: cyfrowa rewolucja w podatkach. Szansa na porządek czy ryzyko chaosu?
Ryzyko i korzyści
Korzyści z KSeF dla firm mają być realne: automatyzacja, krótsze zwroty VAT (MF zapowiada skrócenie terminu z 60 do 40 dni), stały dostęp do archiwum faktur i jednolita struktura danych. Fiskus zyska narzędzie do szybkiego wykrywania nieprawidłowości.
Równocześnie przedsiębiorcy ostrzegają: w okresie przejściowym spodziewane są równoległe kanały fakturowania (KSeF + tradycyjne faktury), co zwiększy obciążenie operacyjne i ryzyko podwójnego księgowania.
Pierwsze miesiące mogą przynieść też awarie i problemy techniczne – dostawcy oprogramowania zgłaszają regularne aktualizacje i testy, a w mediach pojawiają się informacje o problemach z serwerami testowymi.
Fiskus z nową bronią. “Walka wymaga specjalistycznych kompetencji”. Co to oznacza?
Kogo najbardziej dotknie koszt wdrożenia?
Najbardziej narażone są mikrofirmy i drobni usługodawcy a szczególnie ci, którzy dotychczas prowadzili sprzedaż “po staremu” lub korzystali z kas fiskalnych bez integracji cyfrowej. Dla niektórych konieczność rejestracji NIP, zakup minimalnego oprogramowania i szkolenie oznacza relatywnie wysokie koszty i wysiłek administracyjny.
Z kolei duże firmy, choć będą ponosić większe jednorazowe koszty, mogą szybciej skompensować je automatyzacją procesów i korzyściami skali.
Kalendarz i zabezpieczenia
Harmonogram obowiązków jest etapowy: od 1 lutego 2026 r. największe podmioty (przychód >200 mln zł w 2024 r.); od 1 kwietnia – pozostali; od 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy (z dodatkowymi warunkami). Rząd przewidział okresy przejściowe: brak kar za błędy w pierwszym roku, tryb offline24 i przedłużone użycie kas fiskalnych do końca 2026 r.
Ministerstwo finansów udostępniło też środowiska testowe, moduł certyfikatów i tokeny uwierzytelniające, by złagodzić start. Jednak dostawcy oprogramowania i księgowi apelują o intensywne testy i wcześniejsze wdrożenia – opóźnienie w przygotowaniach może skutkować koniecznością ekspresowych (i droższych) integracji.
Kto wygra, kto zapłaci?
KSeF ma potencjał, by stać się fundamentem cyfrowego obiegu dokumentów w Polsce i zmniejszyć luki VAT-owe. Krótkookresowo jednak to administracyjny i kosztowy test dla przedsiębiorstw w końcu najmniej przygotowane podmioty odczują to najsilniej.
Dla firm sens strategii jest prosty: nie czekać – testować, aktualizować systemy, negocjować z dostawcami i planować budżet wdrożeniowy. Ci, którzy potraktują KSeF jako kolejną opłatę administracyjną, zapłacą więcej w pieniądzu i czasie.
źródło: PIT, Wprost, Forsal, Gazeta Prawna, Wprost, 26. piętro
