KSeF dla instytucji publicznych? Miliony faktur i spór o transparentność państwa

Obecnie system jest obowiązkowy dla największych graczy rynkowych – około 4,2 tys. firm, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł. Choć to dopiero pierwszy etap wdrażania cyfrowej rewolucji, skala operacji już teraz wystawia na próbę infrastrukturę państwową.

Techniczny start z przeszkodami

Początek tygodnia przyniósł wyzwania techniczne, które resort cyfryzacji tłumaczy “nadmiarową ciekawością” użytkowników. Według wiceministra Dariusza Standerskiego, zainteresowanie systemem było ośmiokrotnie wyższe niż zakładano, co przełożyło się na przejściowe problemy z logowaniem poprzez Profil Zaufany. Ministerstwo uspokaja jednak, że same mechanizmy KSeF pozostają bezpieczne.

“System jest stabilny i bezpieczny. Pojawiające się doniesienia o rzekomym braku bezpieczeństwa systemu KSeF to dezinformacja. Sugestie, że to pracownicy są słabym ogniwem systemu, są nieprawdziwe i krzywdzące” – podkreśla Zbigniew Stawicki, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Zupełnie inaczej sytuację oceniają przedstawiciele opozycji, wskazując na niestabilność platformy w momencie, gdy nie wszystkie firmy zostały jeszcze do niej włączone. Podnoszone są obawy o zaufanie przedsiębiorców do szczelności systemu, który docelowo ma stać się fundamentem polskiego obrotu gospodarczego.

RPP utrzymuje pauzę w “niecyklu”. Jak będą zmieniać się stopy procentowe?

Postulat “odwróconego KSeF-u”

Wdrażanie nowego obowiązku wywołało również dyskusję o roli państwa w procesie kontroli. Konfederacja postuluje, aby mechanizm e-fakturowania stał się narzędziem obywatelskiego nadzoru nad finansami publicznymi. Propozycja zakłada, że każda instytucja państwowa, urząd miejski czy jednostka publiczna powinna rejestrować swoje zakupy i umowy w systemie dostępnym dla każdego obywatela.

“Jeżeli Urząd Skarbowy ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym, my postulujemy odwrócić teraz ten mechanizm i wprowadzić KSeF również w instytucjach publicznych. Odwróćmy to myślenie, że to państwo musi kontrolować obywatela. Dajmy obywatelom instrument, za pomocą którego będą mogli skontrolować właśnie to państwo” – argumentuje Bartosz Bocheńczak z Rady Liderów Konfederacji.

Politycy wskazują, że powszechny dostęp do rejestrów zakupowych instytucji publicznych – z wyłączeniem informacji niejawnych – byłby realnym krokiem w stronę transparentności i walki z nadużyciami na styku polityki i biznesu.

Harmonogram dla mniejszych graczy i brak kar

Przedsiębiorcy, którzy obawiają się błędów na starcie, mogą liczyć na taryfę ulgową. Resort finansów potwierdził, że w 2026 roku nie będą nakładane kary za pomyłki w stosowaniu systemu. To czas na naukę i dostosowanie procesów księgowych przed kolejnymi etapami wdrożenia.

Ile zarabia “środek” Polski? Nowe dane GUS o medianie wynagrodzeń!

Kluczowe daty w kalendarzu KSeF:

• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie szeroką grupę średnich i małych firm, w tym znaczną część samozatrudnionych wystawiających faktury B2B,
• 1 stycznia 2027 r. – do systemu dołączą najmniejsze podmioty (mikrofirmy), których miesięczne obroty nie przekraczają 10 tys. zł.

Obecnie dostęp do systemu możliwy jest poprzez e-Urząd Skarbowy, a przedsiębiorcy zobowiązani do korzystania z KSeF muszą pamiętać o złożeniu formularza ZAW-FA, który nadaje uprawnienia do zarządzania elektronicznymi dokumentami.