ZUS upraszcza procedury. Od lipca rewolucja w składaniu wniosków o zasiłki chorobowe
Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) wprowadził istotne udogodnienia dla pracowników oraz pracodawców. Z początkiem lipca 2026 roku weszły w życie uproszczone zasady składania wniosków o ustalenie prawa do zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Nowe regulacje mają na celu maksymalne odformalizowanie procesu i ułatwienie przesyłania dokumentacji w formie elektronicznej.
Procedura składania dokumentów pozostaje ściśle powiązana z wielkością przedsiębiorstwa, która decyduje o tym, kto odpowiada za wypłatę świadczenia – ZUS czy bezpośrednio pracodawca.
- Firmy zatrudniające powyżej 20 osób – w tym przypadku to płatnik składek (pracodawca) ustala prawo do zasiłku, wylicza jego wysokość i wypłaca środki.
- Firmy zatrudniające do 20 osób – prawo do świadczenia weryfikuje i wypłaca bezpośrednio ZUS.
Cyfryzacja w mniejszych i większych firmach
Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca, ubezpieczony pracownik składa wniosek bezpośrednio do niego. Od lipca znikają restrykcyjne wymogi dotyczące formy takiego dokumentu. Oprócz tradycyjnej formy papierowej z własnoręcznym podpisem, pracownik może złożyć wniosek w pełni elektronicznie. ZUS dopuszcza wykorzystanie wewnętrznych systemów firmowych, takich jak pracownicza poczta e-mail, system kadrowo-płacowy, a nawet przesłanie zwykłego skanu dokumentu.
W przypadku, gdy płatnikiem świadczenia jest ZUS, wniosek musi trafić bezpośrednio do państwowej instytucji. Tutaj również utrzymano formę papierową, ale priorytet zyskuje ścieżka cyfrowa. Dokument można wysłać jako e-dokument za pośrednictwem platformy PUE/eZUS lub na oficjalny adres do doręczeń elektronicznych. Taki wniosek wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, osobistym lub profilem udostępnionym bezpośrednio w systemie ZUS.
Nowe obowiązki pracodawców i ważność e-dokumentów
Uproszczenie przepisów eliminuje również uciążliwe sytuacje, w których pracownik składa wniosek (np. o zasiłek opiekuńczy) do pracodawcy, mimo że to ZUS powinien wypłacić pieniądze. W takim scenariuszu pracodawca ma obowiązek samodzielnie przekazać dokumentację do ZUS. Może to zrobić tradycyjnie w papierze lub cyfrowo, dołączając np. skan wniosku jako załącznik do formularza na portalu eZUS. Co ważne, przesłanie e-wniosku zwalnia firmę z obowiązku dosyłania jego papierowego oryginału.
eLicytacje KAS startują w lipcu. Skarbówka przenosi przetargi do sieci
ZUS wysyła jasny sygnał do rynku, gwarantując pełną tożsamość prawną nowych rozwiązań:
“Wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, które płatnik składek przekaże do ZUS w formie dokumentu elektronicznego, będą uznawane za tak samo ważne i skutecznie prawnie, jakby były złożone papierowo i podpisane własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną”.
Elastyczność w dokumentacji i sztywne terminy
Nowe przepisy wprowadzają także rewolucję w załącznikach. Wszelkie dodatkowe dokumenty niezbędne do przyznania świadczenia mogą być teraz składane nie tylko jako oryginały, ale również jako kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem lub cyfrowe kopie (np. pliki PDF).
Aby cyfryzacja faktycznie przyspieszyła wypłaty dla pracowników, ZUS nałożył na pracodawców sztywny reżim czasowy. W sytuacjach, gdy to zakład ubezpieczeń odpowiada za wypłatę środków, płatnik składek ma obowiązek przekazać tam kompletną dokumentację w ciągu maksymalnie 7 dni od momentu otrzymania jej od pracownika.
