Stare faktury przedawnią się z końcem roku. Cyfrowy KSeF nie wyręczy przedsiębiorców w pilnowaniu terminów

Analiza faktur przekazywanych w latach 2024–2026 do firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso pokazuje, że polscy przedsiębiorcy zbyt długo zwlekają z reakcją na zatory płatnicze. Mediana czasu od terminu wymagalności do rozpoczęcia profesjonalnej windykacji wynosi 107 dni, ale aż co czwarta faktura trafia do obsługi po ponad ośmiu miesiącach, a niemal co szósta jest przeterminowana o ponad rok.

Ponad 4 procent dokumentów oddawanych jest do odzyskania dopiero po upływie dwóch lat. Jakub Kostecki, wiceprezes Zarządu Kaczmarski Inkasso, zwraca uwagę na powtarzalny schemat grudniowego spiętrzenia spraw, kiedy firmy dopiero przy rocznym remanencie przypominają sobie o starych długach. Średnie opóźnienie faktur przekazywanych w grudniu wzrosło z 234 dni w 2024 roku do 245 dni rok później, co w wielu przypadkach pozostawia niebezpiecznie mało czasu na ochronę kapitału.

Dwuletni zegar Kodeksu cywilnego i wyjątki branżowe

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa przedawniają się po upływie dwóch lat, przy czym koniec tego terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Oznacza to, że jeżeli hurtownia sprzedała towar w czerwcu 2024 roku z terminem płatności na lipiec tego samego roku, a kontrahent nie uregulował rachunku, roszczenie wygaśnie dokładnie 31 grudnia 2026 roku.

Dla pozostałych roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej ogólny termin przedawnienia wynosi trzy lata, jednak w wybranych branżach prawo przewiduje znacznie surowsze rygory. W przypadku krajowego przewozu towarów należności przedawniają się już po roku, a termin ten upływa dokładnie w rocznicę dnia wymagalności zapłaty, a nie na koniec roku kalendarzowego. Należy pamiętać, że samo przedawnienie nie sprawia, iż zobowiązanie przestaje istnieć, ale daje dłużnikowi pełne prawo do uchylenia się od zapłaty przed sądem poprzez podniesienie stosownego zarzutu.

Rośnie zadłużenie salonów fryzjerskich i kosmetycznych. JDG największą grupą dłużników

Złudna lojalność i skuteczne metody przerwania biegu przedawnienia

Przedsiębiorcy często rezygnują ze stanowczych kroków w obawie przed utratą klienta, co w praktyce pogłębia zatory w sektorze małych i średnich firm. Z badania „Czy dłużnik to jeszcze klient”, zrealizowanego w sierpniu 2026 roku dla Kaczmarski Inkasso, wynika, że aż 74 procent firm nadal udzielało kredytu kupieckiego kontrahentom, którzy wcześniej zalegali z płatnościami.

W 85 procentach tych przypadków klienci ponownie dopuścili się znacznych opóźnień. Skala problemu dotyka także najmniejszych podmiotów – według danych Krajowego Rejestru Długów zaległości wobec jednoosobowych działalności gospodarczych wynoszą już 571,6 mln złotych.

Aby uchronić firmowe finanse przed utratą mocy prawnej roszczeń, wierzyciel musi podjąć konkretne kroki formalne jeszcze przed końcem roku, ponieważ zwykłe monity, wezwania do zapłaty czy samo zlecenie sprawy firmie windykacyjnej nie zatrzymują zegara przedawnienia.

Pierwszym skutecznym rozwiązaniem jest doprowadzenie do tzw. uznania długu przez kontrahenta, na przykład poprzez podpisanie ugody określającej nowy harmonogram spłat – taki dokument przerywa dotychczasowy bieg terminu i sprawia, że zaczyna się on liczyć od nowa. Drugą, ostateczną metodą jest skierowanie pozwu do sądu przed upływem ustawowego terminu, co skutecznie zabezpiecza interesy wierzyciela i pozwala na przymusową egzekucję należności w przyszłości.

źródło: Forsal