KSeF: cyfrowa rewolucja w podatkach. Szansa na porządek czy ryzyko chaosu?

Sejm uchwalił w sierpniu nowelizację ustawy o VAT, która przesądza: KSeF stanie się obowiązkowy. Od 1 lutego 2026 r. do systemu będą musiały dołączyć firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostałe podmioty wejdą w życie nowych przepisów od 1 kwietnia 2026 r. Mikroprzedsiębiorcy otrzymali okres przejściowy – do końca 2026 r. będą zwolnieni z obowiązku, o ile ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto.

Na pierwszy rzut oka przepisy dają czas na dostosowanie się, a formalne kary i sankcje mają obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Resort finansów podkreśla, że w początkowych miesiącach skupi się na edukowaniu i wspieraniu podatników. Problem w tym, że już od lutego i kwietnia 2026 r. faktury wystawiane poza KSeF mogą budzić poważne wątpliwości: czy dadzą prawo do odliczenia VAT, zaliczenia kosztu do PIT i CIT, a przede wszystkim – czy nie przyciągną uwagi urzędników.

Ministerstwo tłumaczy, że okres odroczenia sankcji ma służyć “oswojeniu się z systemem”, a nie umożliwiać dalsze korzystanie z faktur wystawianych w dotychczasowej formie. Dla przedsiębiorców oznacza to w praktyce, że kto nie zacznie korzystać z KSeF od początku, może szybko znaleźć się w szarej strefie formalności podatkowych.

Nowe podatki w drodze? Rząd szuka miliardów na łatanie budżetu. Sprawdź szczegóły!

Mikrofirmy pod presją

W szczególnie trudnej sytuacji znajdą się najmniejsze podmioty. Rząd w lipcu 2025 r. przyjął deregulację, pozwalającą osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną posługiwać się numerem PESEL zamiast NIP. To miało uprościć życie ok. 79 tys. drobnych sprzedawców i usługodawców. Tymczasem obsługa KSeF wymaga NIP – co oznacza, że część tych osób będzie musiała ponownie przejść przez biurokratyczną procedurę rejestracji.

Eksperci ostrzegają, że dla osób działających sezonowo lub okazjonalnie barierą stanie się nie tylko konieczność uzyskania numeru NIP, lecz także obsługa systemu faktur w formacie XML, korzystanie z odpowiedniego oprogramowania i utrzymywanie łączności online. W praktyce oznacza to dodatkowe koszty i obowiązki, które mogą przewyższać korzyści z prowadzenia małej działalności.

Nowa ustawa deregulacyjna z lipca 2025 r. wprowadza wprawdzie korzystną zmianę – limit przychodu będzie liczony kwartalnie, a nie miesięcznie – ale nie rozwiązuje problemu obsługi samego KSeF. To sprawia, że dla wielu mikroprzedsiębiorców cyfryzacja faktur może być raczej przeszkodą niż ułatwieniem.

Sprzedajesz w sieci? Sprawdź, czy “urząd skarbowy ma cię na widelcu”. Ryzyko jest spore!

Kto zyska na KSeF?

Ministerstwo Finansów akcentuje liczne zalety: szybsze zwroty VAT (nawet w 40 dni), brak konieczności archiwizacji faktur w firmie, łatwiejsze wykazanie należytej staranności. Centralny system ma też ograniczyć zjawisko “znikających faktur” i poprawić konkurencyjność polskich firm. W praktyce jednak te korzyści dotyczą głównie dużych i średnich przedsiębiorstw.

Mikrofirmy i ryczałtowcy, którzy często nie odliczają VAT, zyskają niewiele. Dla nich KSeF to przede wszystkim koszty wdrożenia oprogramowania, czas na szkolenia i ryzyko awarii systemu. – Dla małych podmiotów, które od lat korzystają z prostych narzędzi do fakturowania, obowiązkowa integracja z KSeF to obciążenie nieproporcjonalne do skali działalności – podkreślają doradcy podatkowi.

Dodatkowo cyfrowa centralizacja danych otwiera nowe możliwości dla administracji. Algorytmy sztucznej inteligencji analizujące dane w czasie rzeczywistym mogą skuteczniej wyłapywać karuzele VAT czy fikcyjne transakcje. Jednak w praktyce oznacza to też ryzyko masowych, często automatycznych kontroli. Duże firmy poradzą sobie z tym dzięki zapleczu prawnemu. Mikroprzedsiębiorca, który wystawi kilka faktur w miesiącu, będzie musiał sam tłumaczyć się z każdej niejasności.

Możliwe skutki wprowadzenia KSeF?

Eksperci przestrzegają, że skutki KSeF mogą być daleko idące. Lata 2026-2027 mogą przynieść falę zamykania jednoosobowych działalności gospodarczych, zwłaszcza w małych miejscowościach. Młodzi przedsiębiorcy, zniechęceni koniecznością zakupu oprogramowania i wdrażania procedur, mogą rezygnować z zakładania firm. W efekcie lokalne rynki pracy zostaną osłabione, a część osób do 30. roku życia straci szansę na pierwsze zatrudnienie.

Jak skutecznie optymalizować koszty działalności? Jedną z alternatyw może być Fundacja Twój Startup.

System stanie się też narzędziem rewolucji w kontroli podatkowej. Jak wskazuje radca prawny Stefan Kowalski, organy skarbowe zyskają natychmiastowy wgląd w każdą transakcję i możliwość analizy ryzyka w czasie rzeczywistym. To oznacza wzrost liczby kontroli i jeszcze większą presję na przedsiębiorców. – Wprowadzenie KSeF może przyspieszyć i zintensyfikować działania fiskusa, czyniąc codzienne funkcjonowanie firm trudniejszym – ocenia ekspert.

Fiskus z nową bronią. “Walka wymaga specjalistycznych kompetencji”. Co to oznacza?

Niektórzy porównują tę zmianę do Polskiego Ładu – wskazując, że bez odpowiednich szkoleń, wsparcia technicznego i elastyczności regulacyjnej reforma może wywołać chaos, którego skutki odczuje cała gospodarka.

Co dalej z KSeF?

Środowiska przedsiębiorców apelują, by obowiązek KSeF ograniczyć do dużych firm lub przynajmniej przesunąć jego wdrożenie dla MŚP na 2028 r. Wśród propozycji znajduje się też podniesienie limitu miesięcznego przychodu z 10 tys. zł do 24 tys. zł oraz wprowadzenie odrębnych zasad dla mikrofirm. Argument jest prosty – małe przedsiębiorstwa stanowią ponad 97% wszystkich podmiotów w Polsce i generują 41% PKB, a jednocześnie funkcjonują w modelu niskokosztowym, bez rozbudowanego zaplecza IT.

Rząd oficjalnie utrzymuje kurs i przekonuje, że KSeF to krok w stronę nowoczesnej gospodarki. W praktyce jednak sukces reformy zależeć będzie nie od samej ustawy, lecz od jakości wdrożenia. Jeśli system okaże się stabilny, darmowe narzędzia – funkcjonalne, a wsparcie administracji – realne, przedsiębiorcy mogą szybko dostrzec korzyści. Jeśli nie, 2026 rok może zapisać się jako najtrudniejszy test dla polskiej mikroprzedsiębiorczości od lat.

źródło: WNP, Monikarozycka, Prawo, Wprost, BusinessInsider